Lợi ích của cơ giới hóa vận chuyển đối với doanh nghiệp nhỏ

Đối với doanh nghiệp nhỏ, thay đổi quan trọng nhất không nằm ở việc “mua thêm máy”, mà ở cách tổ chức vận hành. Khi dòng hàng được cơ giới hóa đúng mức, doanh nghiệp có thể xử lý nhiều hàng hơn với cùng lực lượng lao động, giảm thời gian chờ, hạn chế tổn thương do nâng nhấc và tạo ra một quy trình ổn định hơn.

Cơ giới hóa không đồng nghĩa với tự động hóa toàn bộ. Một doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu từ những thiết bị đơn giản như xe đẩy đúng tải trọng, con lăn, bàn nâng hoặc xe nâng tay. Giá trị của giải pháp phụ thuộc vào việc thiết bị có loại bỏ được thao tác nặng nhọc, quãng đường di chuyển thừa và điểm nghẽn trong quy trình hay không.

Từ vận chuyển thủ công sang một quy trình có năng lực ổn định

Trong mô hình thủ công, năng lực vận chuyển thường phụ thuộc trực tiếp vào thể lực, kinh nghiệm và trạng thái của từng người lao động. Cùng một khối lượng hàng nhưng tốc độ xử lý có thể thay đổi theo ca làm việc, khoảng cách, độ cao xếp dỡ và mức độ mệt mỏi.

Thiết bị cơ giới làm giảm sự biến động này bằng cách chuyển tải trọng từ cơ thể người sang bánh xe, hệ thống nâng hoặc động cơ. Người lao động không còn phải dùng toàn bộ sức lực để tạo chuyển động mà chủ yếu điều khiển, định vị và kiểm soát hàng hóa.

Sự thay đổi đó tạo ra ba kết quả:

·         Thời gian vận chuyển giữa các công đoạn dễ dự đoán hơn

·         Khả năng xử lý hàng ít phụ thuộc hơn vào thể lực cá nhân

·         Quy trình có thể được chuẩn hóa theo tuyến đường, tải trọng và chu kỳ vận chuyển

Ví dụ, một kiện hàng nặng có thể cần hai người khiêng nhưng chỉ cần một người vận hành nếu được đặt trên xe đẩy hoặc thiết bị nâng phù hợp. Doanh nghiệp không nhất thiết cắt giảm lao động; thay vào đó, có thể chuyển nhân sự từ việc mang vác sang kiểm đếm, đóng gói, kiểm tra chất lượng hoặc chuẩn bị đơn hàng.

OSHA khuyến nghị giảm kích thước hoặc khối lượng vật phải nâng, sử dụng thiết bị nâng cơ khí và điều chỉnh độ cao của pa-lét hoặc kệ. Những biện pháp này giúp giảm tác nhân gây rối loạn cơ xương trong hoạt động vận chuyển vật liệu.

Năng suất tăng nhờ loại bỏ thao tác không tạo giá trị

Cơ giới hóa làm tăng năng suất khi nó rút ngắn thời gian dành cho những thao tác như bê hàng, quay lại lấy hàng, chờ người hỗ trợ hoặc nghỉ phục hồi sau công việc nặng.

Cơ chế cải thiện năng suất thường xuất hiện ở bốn điểm.

Di chuyển được nhiều hàng hơn trong một lượt

Xe đẩy, pa-lét hoặc xe nâng tay cho phép gom nhiều đơn vị hàng vào một chuyến. Khi số lượt đi lại giảm, thời gian lao động được chuyển sang hoạt động tạo giá trị cao hơn.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên chỉ tối đa hóa khối lượng mỗi chuyến. Tải hàng phải nằm trong giới hạn của thiết bị, không che khuất tầm nhìn và không làm mất ổn định khi chuyển hướng.

Rút ngắn thời gian nâng và hạ hàng

Bàn nâng, pa lăng hoặc xe nâng giúp đưa hàng đến độ cao làm việc phù hợp. Nhân viên không phải liên tục cúi xuống sàn, nâng lên vai hoặc xoay người khi đang mang tải.

Việc giảm những chuyển động này vừa tiết kiệm thời gian, vừa làm chậm quá trình tích lũy mệt mỏi trong ca làm việc.

Giảm thời gian chờ người hỗ trợ

Trong quy trình thủ công, một nhân viên có thể phải chờ người thứ hai mới di chuyển được hàng nặng. Thiết bị trợ lực giúp giảm sự phụ thuộc đó, nhờ vậy công đoạn trước và sau ít bị gián đoạn hơn.

Giảm sai lệch giữa các ca làm việc

Khi phương pháp vận chuyển được chuẩn hóa bằng thiết bị, năng suất không còn phụ thuộc quá lớn vào việc ca làm có nhiều lao động khỏe hay giàu kinh nghiệm hay không. Doanh nghiệp cũng dễ ước tính thời gian hoàn thành đơn hàng và bố trí lịch giao nhận hơn.

Cơ giới hóa chỉ tạo ra năng suất thực sự khi thiết bị phù hợp với dòng hàng. Một xe nâng lớn trong kho chật có thể làm tăng thời gian quay đầu; một băng tải cố định có thể trở thành vật cản nếu sản phẩm và mặt bằng thường xuyên thay đổi.

Chi phí lao động được kiểm soát theo hướng hiệu quả hơn

Lợi ích chi phí của cơ giới hóa không nên được hiểu đơn giản là thay người bằng máy. Với doanh nghiệp nhỏ, giá trị lớn hơn thường đến từ việc sử dụng số giờ lao động hiệu quả hơn.

Khi nhân viên dành ít thời gian cho vận chuyển nội bộ, doanh nghiệp có thể tăng sản lượng mà chưa cần tuyển thêm người tương ứng. Trong mùa cao điểm, năng lực xử lý hàng cũng có thể tăng mà không phải mở rộng lực lượng lao động quá nhanh.

Chi phí gián tiếp còn được cải thiện thông qua:

·         Giảm thời gian làm thêm do tồn đọng khâu vận chuyển

·         Giảm thời gian ngừng việc vì mệt mỏi hoặc chấn thương

·         Giảm hư hỏng hàng do rơi, va đập hoặc xếp dỡ thiếu kiểm soát

·         Giảm nhu cầu bố trí nhiều người cho một thao tác nâng nhấc

·         Tăng tỷ lệ thời gian dành cho đóng gói, sản xuất và phục vụ khách hàng

Một tài liệu hướng dẫn của OSHA cho rằng chương trình an toàn và sức khỏe lao động hiệu quả có thể tiết kiệm khoảng 4 USD cho mỗi 1 USD đầu tư, đồng thời giúp tăng năng suất. Đây là số liệu tham khảo về quản trị an toàn nói chung, không phải mức hoàn vốn bảo đảm cho mọi dự án cơ giới hóa.

Doanh nghiệp cần tính tổng chi phí sở hữu thay vì chỉ nhìn vào giá mua. Tổng chi phí có thể gồm thiết bị, pin hoặc nhiên liệu, bảo dưỡng, phụ tùng, đào tạo, diện tích lưu giữ và thời gian thiết bị ngừng hoạt động.

Một thiết bị giá thấp nhưng thường xuyên hỏng hoặc không phù hợp với lối đi có thể tạo chi phí cao hơn một giải pháp đơn giản nhưng được lựa chọn đúng.

An toàn lao động được cải thiện nhưng không tự động được bảo đảm

Nâng, hạ, kéo và đẩy thủ công là những hoạt động có nguy cơ gây mỏi cơ, đau lưng, căng vai và rối loạn cơ xương. OSHA xác định công việc xử lý vật liệu thủ công là một nguồn đáng kể của các chấn thương được bồi thường; phần lớn các chấn thương loại này ảnh hưởng đến vùng lưng dưới.

Cơ giới hóa có thể giảm nguy cơ bằng cách:

·         Chuyển tải trọng từ cơ thể người sang thiết bị

·         Giảm số lần nâng hàng

·         Hạn chế cúi sâu, vươn xa và xoay thân khi đang chịu lực

·         Rút ngắn quãng đường phải mang vật nặng

·         Giữ hàng ở độ cao làm việc thuận lợi hơn

ILO cũng khuyến nghị giảm các động tác xoay, cúi và với; hạn chế nâng từ mặt sàn hoặc lên quá vai; đồng thời xem xét rút ngắn khoảng cách mang hàng và sử dụng trợ giúp khi tải trọng không thể di chuyển an toàn bằng sức người.

Tuy nhiên, thiết bị cơ giới tạo ra nhóm rủi ro mới. Người lao động có thể bị va chạm, kẹp giữa thiết bị và giá kệ, bị hàng đổ hoặc gặp tai nạn do vận hành sai. Trong môi trường kho, OSHA lưu ý rằng các chấn thương phổ biến gồm rối loạn cơ xương do nâng hạ quá sức và tai nạn liên quan đến xe công nghiệp có động lực hoặc thiết bị xử lý vật liệu.

Vì vậy, cơ giới hóa an toàn phải đi cùng với:

·         Lối đi đủ rộng và không có vật cản

·         Phân luồng người đi bộ và thiết bị

·         Giới hạn tải trọng rõ ràng

·         Kiểm tra thiết bị định kỳ

·         Quy trình xếp hàng ổn định

·         Đào tạo người vận hành

·         Cơ chế báo cáo sự cố và tình huống suýt xảy ra tai nạn

OSHA yêu cầu phải có khoảng hở thích hợp tại cửa ra vào, bến nhận hàng, vị trí chuyển hướng và các khu vực vận chuyển cơ giới để tránh người lao động bị kẹp hoặc hàng va vào vật cản rồi rơi xuống.

Chất lượng hàng hóa và độ chính xác vận hành được nâng lên

Vận chuyển thủ công thiếu dụng cụ hỗ trợ thường làm hàng bị nghiêng, trượt, rơi hoặc va vào tường và giá kệ. Nguy cơ tăng khi nhân viên mệt, phải di chuyển gấp hoặc nâng tải có hình dạng khó cầm.

Thiết bị phù hợp giúp hàng được giữ trên bề mặt ổn định và đi theo tuyến đường xác định. Bàn nâng hoặc xe nâng cũng cho phép đặt hàng xuống có kiểm soát hơn so với thả hoặc kéo lê.

Khi doanh nghiệp kết hợp cơ giới hóa với pa-lét, thùng chứa và vị trí lưu kho thống nhất, quy trình kiểm đếm cũng rõ ràng hơn. Mỗi chuyến có thể được quy định theo số thùng, số khay hoặc tải trọng nhất định, từ đó giảm thất thoát và nhầm lẫn giữa các công đoạn.

Lợi ích này đặc biệt quan trọng với hàng dễ vỡ, hàng có bề mặt hoàn thiện, nguyên liệu dạng cuộn hoặc sản phẩm phải giữ đúng chiều. Dù vậy, cơ giới hóa không thể bù đắp cho bao bì yếu, pa-lét hư hỏng hoặc cách xếp hàng thiếu ổn định.

Doanh nghiệp có thể mở rộng mà không phải thay đổi toàn bộ hệ thống

Một quy trình phụ thuộc nhiều vào sức người thường khó mở rộng. Khi sản lượng tăng, doanh nghiệp phải bổ sung nhân sự, tăng số lượt vận chuyển và chấp nhận lối đi trở nên đông hơn. Điều này có thể làm năng suất biên giảm: thêm người nhưng tốc độ xử lý không tăng tương ứng.

Cơ giới hóa tạo ra một nền tảng có khả năng mở rộng theo từng bước. Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng thiết bị cơ bản rồi nâng cấp khi lưu lượng hàng tăng:

1.    Chuẩn hóa thùng chứa, pa-lét và tuyến vận chuyển

2.    Sử dụng xe đẩy hoặc xe nâng tay

3.    Bổ sung bàn nâng, pa lăng hoặc xe nâng điện tại điểm có tải nặng

4.    Dùng con lăn hoặc băng tải tại tuyến vận chuyển lặp lại

5.    Kết nối thiết bị với hệ thống kiểm soát kho khi quy mô đủ lớn

Cách tiếp cận từng bước giúp doanh nghiệp kiểm chứng hiệu quả trước khi đầu tư lớn. Nó cũng hạn chế tình trạng mua công nghệ vượt quá nhu cầu thực tế.

Các ví dụ do OSHA tổng hợp cho thấy doanh nghiệp thuộc nhiều ngành đã sử dụng xe đẩy có động cơ, con lăn, bàn nâng, thiết bị đẩy cuộn và hệ thống tháo dỡ pa-lét để giảm lực nâng, lực đẩy hoặc khối lượng xử lý thủ công. Trong một trường hợp sản xuất, các biện pháp kiểm soát rủi ro công thái học giúp tỷ lệ DART giảm 31% và tỷ lệ DART liên quan đến rối loạn cơ xương giảm 46% trong vòng một năm. Kết quả này là bằng chứng trường hợp, không nên được xem là mức cải thiện mặc định cho mọi doanh nghiệp nhỏ.

Vai trò của người lao động chuyển từ mang vác sang kiểm soát dòng hàng

Cơ giới hóa làm thay đổi nội dung công việc. Người lao động bớt thực hiện tác vụ đòi hỏi sức mạnh thuần túy và chuyển sang các nhiệm vụ như:

·         Điều khiển và định vị thiết bị

·         Kiểm tra độ ổn định của tải hàng

·         Phối hợp giao nhận giữa các công đoạn

·         Theo dõi số lượng và tình trạng hàng

·         Phát hiện điểm nghẽn hoặc rủi ro

·         Bảo quản thiết bị và báo cáo hư hỏng

Sự chuyển đổi này giúp doanh nghiệp tận dụng nhân sự theo năng lực tổ chức và kỹ năng thay vì chỉ theo thể lực. Phạm vi lao động phù hợp cũng có thể được mở rộng cho nhiều nhóm nhân viên hơn.

Đổi lại, doanh nghiệp phải đầu tư vào đào tạo. Người vận hành cần hiểu tải trọng, bán kính quay, khoảng cách phanh, cách xếp hàng và quy tắc di chuyển trong khu vực có người đi bộ. Có thiết bị nhưng thiếu năng lực vận hành sẽ chỉ chuyển rủi ro từ nâng nhấc thủ công sang va chạm cơ giới.

Cơ giới hóa không hiệu quả trong mọi trường hợp

Doanh nghiệp nhỏ có thể không thu được lợi ích mong muốn khi đầu tư theo xu hướng thay vì dựa trên quy trình thực tế.

Tần suất sử dụng quá thấp

Một thiết bị chuyên dụng có thể không kinh tế nếu chỉ được dùng vài lần mỗi tháng. Trong trường hợp này, thiết bị thủ công có trợ lực, thuê ngoài hoặc thuê thiết bị theo nhu cầu có thể phù hợp hơn.

Mặt bằng không tương thích

Lối đi hẹp, nền yếu, độ dốc lớn, cửa thấp hoặc nhiều góc cua có thể làm thiết bị khó vận hành. Chi phí cải tạo mặt bằng đôi khi lớn hơn giá thiết bị.

Dòng hàng thay đổi liên tục

Băng tải cố định phù hợp với tuyến vận chuyển có lưu lượng lặp lại. Nếu sản phẩm, vị trí làm việc và tuyến đi thường xuyên thay đổi, xe đẩy hoặc thiết bị di động linh hoạt có thể hiệu quả hơn.

Không có quy trình bảo dưỡng

Thiết bị hỏng vào giờ cao điểm có thể khiến toàn bộ dòng hàng bị dừng. Doanh nghiệp cần xác định người chịu trách nhiệm kiểm tra, lịch bảo dưỡng và phương án vận hành khi thiết bị không khả dụng.

Chỉ chuyển điểm nghẽn sang công đoạn khác

Nếu thiết bị đưa hàng đến nhanh hơn nhưng khu vực đóng gói hoặc xuất hàng không đủ năng lực tiếp nhận, hàng sẽ dồn lại. Khi đó, doanh nghiệp tăng tốc một công đoạn nhưng không cải thiện năng suất toàn hệ thống.

Cách lựa chọn mức cơ giới hóa phù hợp

Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu bằng việc quan sát dòng hàng thay vì bắt đầu từ danh mục thiết bị.

Trước hết, cần ghi nhận loại hàng, khối lượng, kích thước, quãng đường, số lượt vận chuyển, độ cao nâng hạ và số người đang tham gia. Những thao tác lặp lại nhiều, gây mệt rõ rệt hoặc thường xuyên cần hai người hỗ trợ là ứng viên ưu tiên.

Tiếp theo, doanh nghiệp nên xác định chỉ số trước khi đầu tư, chẳng hạn:

·         Thời gian vận chuyển cho mỗi chuyến

·         Số đơn vị hàng trong một giờ

·         Số lượt nâng thủ công

·         Số nhân công cần cho một thao tác

·         Tỷ lệ hư hỏng hàng

·         Thời gian chờ giữa các công đoạn

·         Số sự cố và tình huống suýt xảy ra tai nạn

·         Chi phí bảo trì và thời gian thiết bị ngừng hoạt động

Sau khi thử nghiệm, các chỉ số này cần được đo lại trong điều kiện tương đương. Hiệu quả phải được đánh giá trên toàn quy trình, không chỉ dựa vào tốc độ của thiết bị.

Giải pháp phù hợp nhất thường là thiết bị đơn giản nhất có thể xử lý đúng điểm nghẽn, đáp ứng tải trọng, tương thích với mặt bằng và vận hành an toàn. Doanh nghiệp chỉ nên chuyển sang hệ thống phức tạp hơn khi lưu lượng hàng và mức độ lặp lại đủ lớn để bù đắp chi phí đầu tư.

Cơ giới hóa vận chuyển giúp doanh nghiệp nhỏ chuyển từ mô hình phụ thuộc vào sức người sang mô hình dựa trên quy trình, thiết bị và năng lực kiểm soát. Kết quả có thể là năng suất ổn định hơn, sử dụng lao động hiệu quả hơn, ít thao tác nâng nhấc nguy hiểm hơn và khả năng mở rộng tốt hơn.

Tuy nhiên, thiết bị không tự tạo ra hiệu quả. Lợi ích chỉ xuất hiện khi doanh nghiệp xác định đúng điểm nghẽn, chọn đúng mức cơ giới hóa, bố trí mặt bằng phù hợp, đào tạo người vận hành và đo lường kết quả trước तथा sau đầu tư. Với doanh nghiệp nhỏ, cơ giới hóa từng bước thường thực tế và ít rủi ro hơn so với tự động hóa toàn bộ ngay từ đầu.