Những tiêu chí lựa chọn nền tảng số phù hợp

Nhiều tổ chức gặp khó khăn vì lựa chọn nền tảng dựa trên danh sách tính năng hoặc xu hướng thị trường mà chưa đánh giá đầy đủ về mục tiêu sử dụng, khả năng tích hợp, chi phí vận hành và mức độ phù hợp với quy trình thực tế.

Để lựa chọn nền tảng số hiệu quả, cần xem xét toàn diện từ bài toán kinh doanh, yêu cầu kỹ thuật đến khả năng mở rộng trong tương lai.

Xác định mục tiêu trước khi lựa chọn nền tảng số

Tiêu chí đầu tiên khi lựa chọn nền tảng số là xác định rõ mục tiêu mà tổ chức muốn đạt được. Một nền tảng chỉ thực sự có giá trị khi giải quyết được vấn đề cụ thể và tạo ra tác động đo lường được.

Mục tiêu lựa chọn nền tảng số có thể bao gồm:

·         Tự động hóa quy trình vận hành

·         Cải thiện trải nghiệm khách hàng

·         Quản lý dữ liệu tập trung

·         Tăng khả năng phân tích và ra quyết định

·         Kết nối các hệ thống công nghệ đang sử dụng

·         Mở rộng hoạt động kinh doanh trên môi trường số

Việc xác định mục tiêu giúp loại bỏ những nền tảng có nhiều tính năng nhưng không phù hợp với nhu cầu thực tế. Đây cũng là cơ sở để đánh giá hiệu quả đầu tư sau khi triển khai.

Đánh giá mức độ phù hợp về tính năng và khả năng đáp ứng nhu cầu

Một nền tảng số phù hợp cần cung cấp các chức năng cần thiết cho quy trình nghiệp vụ thay vì chỉ sở hữu danh sách tính năng lớn.

Khi đánh giá tính năng, cần xem xét:

·         Nền tảng có đáp ứng được các nghiệp vụ cốt lõi hay không

·         Các chức năng có thể tùy chỉnh theo quy trình thực tế không

·         Người dùng có dễ dàng tiếp cận và sử dụng không

·         Có hỗ trợ tự động hóa các tác vụ lặp lại không

·         Có khả năng quản lý và khai thác dữ liệu hiệu quả không

Cần phân biệt giữa tính năng bắt buộc và tính năng bổ sung. Một nền tảng có quá nhiều chức năng không cần thiết có thể làm tăng chi phí, gây phức tạp trong vận hành và giảm hiệu quả sử dụng.

Kiểm tra khả năng tích hợp với hệ thống hiện có

Khả năng tích hợp là yếu tố quan trọng quyết định nền tảng số có thể hoạt động hiệu quả trong hệ sinh thái công nghệ hiện tại hay không.

Một nền tảng có khả năng tích hợp tốt thường hỗ trợ:

·         Kết nối với phần mềm quản trị doanh nghiệp

·         Đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống

·         Kết nối thông qua API hoặc các chuẩn trao đổi dữ liệu

·         Mở rộng kết nối với các ứng dụng mới trong tương lai

Nếu nền tảng hoạt động độc lập và tạo ra các kho dữ liệu riêng biệt, tổ chức có thể gặp khó khăn trong quản lý thông tin và tối ưu quy trình.

Vì vậy, trước khi lựa chọn cần đánh giá kiến trúc công nghệ hiện tại và khả năng kết nối lâu dài của nền tảng.

Đánh giá khả năng mở rộng trong tương lai

Một nền tảng số không chỉ cần phù hợp với nhu cầu hiện tại mà còn phải đáp ứng sự phát triển trong tương lai.

Khả năng mở rộng thường được đánh giá qua:

·         Khả năng phục vụ số lượng người dùng tăng lên

·         Khả năng xử lý lượng dữ liệu lớn hơn

·         Khả năng bổ sung tính năng mới

·         Khả năng mở rộng sang thị trường hoặc mô hình kinh doanh khác

·         Khả năng thích ứng với thay đổi công nghệ

Một nền tảng thiếu khả năng mở rộng có thể khiến tổ chức phải thay thế hệ thống sau một thời gian ngắn, làm tăng chi phí chuyển đổi và gián đoạn hoạt động.

Xem xét bảo mật, quản trị dữ liệu và độ tin cậy

Bảo mật là tiêu chí quan trọng khi lựa chọn nền tảng số, đặc biệt với các hệ thống xử lý dữ liệu khách hàng, dữ liệu vận hành hoặc thông tin nội bộ.

Các yếu tố cần đánh giá gồm:

·         Cơ chế phân quyền người dùng

·         Khả năng bảo vệ dữ liệu

·         Kiểm soát truy cập

·         Sao lưu và phục hồi dữ liệu

·         Khả năng đáp ứng các yêu cầu về tiêu chuẩn hoặc quy định liên quan

Ngoài bảo mật, cần đánh giá độ ổn định của nền tảng, khả năng duy trì dịch vụ và mức độ hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp.

Phân tích tổng chi phí sở hữu của nền tảng

Chi phí lựa chọn nền tảng số không chỉ bao gồm chi phí mua hoặc đăng ký sử dụng ban đầu.

Cần xem xét tổng chi phí sở hữu trong suốt vòng đời nền tảng, bao gồm:

·         Chi phí bản quyền hoặc thuê bao

·         Chi phí triển khai

·         Chi phí tích hợp

·         Chi phí đào tạo người dùng

·         Chi phí bảo trì và nâng cấp

·         Chi phí vận hành lâu dài

Một nền tảng có chi phí ban đầu thấp nhưng yêu cầu nhiều nguồn lực vận hành có thể trở thành lựa chọn kém hiệu quả về dài hạn.

Do đó, cần đánh giá giá trị nhận được so với tổng chi phí bỏ ra thay vì chỉ so sánh giá ban đầu.

Đánh giá nhà cung cấp và hệ sinh thái hỗ trợ

Nhà cung cấp nền tảng có ảnh hưởng lớn đến khả năng triển khai và vận hành thành công.

Các yếu tố cần xem xét:

·         Kinh nghiệm triển khai trong lĩnh vực tương tự

·         Chất lượng dịch vụ hỗ trợ

·         Khả năng tư vấn và đồng hành trong quá trình phát triển

·         Lộ trình phát triển sản phẩm

·         Cộng đồng đối tác và hệ sinh thái mở rộng

Một nền tảng tốt nhưng thiếu sự hỗ trợ phù hợp có thể làm tăng rủi ro trong quá trình triển khai thực tế.

Xây dựng quy trình đánh giá trước khi ra quyết định

Để lựa chọn nền tảng số chính xác hơn, tổ chức nên xây dựng quy trình đánh giá có hệ thống.

Quy trình cơ bản gồm:

1.    Xác định mục tiêu và vấn đề cần giải quyết

2.    Xác định các yêu cầu nghiệp vụ và kỹ thuật

3.    Lập danh sách nền tảng phù hợp

4.    So sánh theo tiêu chí tính năng, tích hợp, mở rộng và chi phí

5.    Kiểm tra thử nghiệm trong môi trường thực tế

6.    Đánh giá rủi ro trước khi triển khai chính thức

Việc đánh giá có phương pháp giúp giảm khả năng lựa chọn theo cảm tính và tăng khả năng đạt được hiệu quả chuyển đổi số.

Lựa chọn nền tảng số phù hợp là quá trình cân bằng giữa nhu cầu hiện tại và khả năng phát triển trong tương lai. Một quyết định tốt không dựa trên số lượng tính năng nhiều nhất, mà dựa trên mức độ phù hợp với mục tiêu, khả năng vận hành, khả năng mở rộng và giá trị lâu dài mà nền tảng mang lại.

Do đó, trước khi đầu tư, tổ chức cần đánh giá nền tảng như một năng lực chiến lược thay vì chỉ xem đây là một công cụ công nghệ.