Những tiêu chí lựa chọn quy trình cần tự động hóa

Để lựa chọn đúng quy trình cần tự động hóa, doanh nghiệp cần đánh giá dựa trên nhiều tiêu chí kết hợp gồm tần suất thực hiện, chi phí hiện tại, mức độ rủi ro, tính ổn định của quy trình, khả năng xử lý dữ liệu và mức độ tác động đến hoạt động kinh doanh.

Quy trình nào phù hợp để ưu tiên tự động hóa?

Quy trình phù hợp để tự động hóa thường có đặc điểm là lặp lại nhiều lần, có quy tắc xử lý rõ ràng và tiêu tốn nguồn lực đáng kể nếu thực hiện thủ công.

Một quy trình có tiềm năng tự động hóa cao thường đáp ứng các điều kiện:

·         Được thực hiện thường xuyên trong ngày, tuần hoặc tháng

·         Có các bước xử lý tương đối ổn định

·         Có dữ liệu đầu vào và đầu ra rõ ràng

·         Có thể mô tả bằng các quy tắc hoặc điều kiện cụ thể

·         Đang tạo ra chi phí vận hành hoặc rủi ro đáng kể

Ngược lại, những quy trình phụ thuộc nhiều vào phán đoán chuyên môn, sáng tạo hoặc thay đổi liên tục thường cần được chuẩn hóa trước khi tự động hóa.

Đánh giá tần suất thực hiện để xác định mức độ ưu tiên

Tần suất là một trong những tiêu chí đầu tiên khi lựa chọn quy trình cần tự động hóa. Một tác vụ được thực hiện càng nhiều lần thì lợi ích tích lũy từ tự động hóa càng lớn.

Ví dụ, một quy trình xử lý hàng nghìn giao dịch mỗi tháng thường có tiềm năng tự động hóa cao hơn một quy trình chỉ phát sinh vài lần mỗi năm.

Khi đánh giá tần suất, cần xem xét:

·         Số lần quy trình được thực hiện trong một khoảng thời gian

·         Số lượng nhân sự tham gia xử lý

·         Thời gian trung bình cho mỗi lần thực hiện

·         Mức độ lặp lại giữa các lần xử lý

Công thức đánh giá đơn giản:

Giá trị tiềm năng từ tần suất = Số lần thực hiện × Thời gian xử lý mỗi lần

Quy trình có tần suất cao thường là nhóm nên được xem xét tự động hóa trước vì khả năng hoàn vốn nhanh hơn.

Phân tích chi phí để xác định giá trị tự động hóa

Một quy trình nên được tự động hóa khi chi phí duy trì cách làm thủ công lớn hơn chi phí đầu tư và vận hành giải pháp tự động hóa.

Chi phí hiện tại của quy trình không chỉ bao gồm tiền lương nhân sự mà còn gồm:

·         Thời gian nhân viên dành cho công việc lặp lại

·         Chi phí sửa lỗi do thao tác thủ công

·         Chi phí trì hoãn vì xử lý chậm

·         Chi phí quản lý và kiểm tra

·         Chi phí phát sinh do thiếu khả năng mở rộng

Một số chỉ số thường dùng để đánh giá:

·         Chi phí xử lý mỗi giao dịch

·         Tổng số giờ lao động dành cho quy trình

·         Chi phí lỗi phát sinh

·         Chi phí cơ hội khi nhân sự không thể tập trung vào công việc giá trị cao hơn

Tự động hóa có ý nghĩa nhất khi giúp chuyển nguồn lực từ công việc lặp lại sang các hoạt động cần tư duy, phân tích hoặc sáng tạo.

Đánh giá mức độ rủi ro và sai sót trong quy trình

Không phải quy trình có chi phí cao nhất luôn là quy trình cần tự động hóa trước. Những quy trình có rủi ro lớn cũng có thể là ưu tiên hàng đầu.

Các quy trình nên được xem xét tự động hóa nếu thường xuyên xảy ra:

·         Sai sót nhập liệu

·         Thiếu nhất quán trong cách xử lý

·         Khó kiểm tra lịch sử thao tác

·         Vi phạm thời hạn xử lý

·         Phụ thuộc quá nhiều vào một cá nhân

Tự động hóa giúp giảm rủi ro bằng cách:

·         Chuẩn hóa cách thực hiện

·         Áp dụng quy tắc xử lý thống nhất

·         Lưu lại dữ liệu và lịch sử thao tác

·         Tăng khả năng kiểm soát và truy xuất

Đặc biệt với các quy trình liên quan đến tài chính, dữ liệu khách hàng, vận hành sản xuất hoặc tuân thủ, yếu tố rủi ro thường có trọng số cao trong quyết định tự động hóa.

Kiểm tra mức độ chuẩn hóa trước khi tự động hóa

Một sai lầm phổ biến là tự động hóa một quy trình chưa được chuẩn hóa.

Công nghệ có thể giúp thực hiện quy trình nhanh hơn nhưng không thể tự sửa một quy trình vốn đã thiếu logic hoặc không nhất quán.

Trước khi tự động hóa, cần xác định:

·         Các bước trong quy trình có rõ ràng không

·         Ai chịu trách nhiệm ở từng bước

·         Điều kiện xử lý có được định nghĩa không

·         Có trường hợp ngoại lệ thường xuyên xảy ra không

·         Kết quả đầu ra có thể đo lường không

Một quy trình càng chuẩn hóa thì chi phí triển khai tự động hóa càng thấp và khả năng vận hành ổn định càng cao.

Đánh giá khả năng sử dụng dữ liệu trong quy trình

Dữ liệu là nền tảng quan trọng quyết định mức độ khả thi của tự động hóa.

Một quy trình có khả năng tự động hóa cao thường có:

·         Dữ liệu đầu vào ở dạng số hóa

·         Cấu trúc dữ liệu tương đối ổn định

·         Quy tắc xử lý có thể mô tả bằng logic

·         Hệ thống lưu trữ và kết nối dữ liệu rõ ràng

Ngược lại, quy trình phụ thuộc nhiều vào tài liệu giấy, thông tin không đồng nhất hoặc dữ liệu thiếu cấu trúc sẽ cần bước chuẩn hóa dữ liệu trước.

Có thể đánh giá khả năng tự động hóa dữ liệu thông qua:

·         Mức độ sẵn có của dữ liệu

·         Chất lượng dữ liệu

·         Khả năng tích hợp giữa các hệ thống

·         Khả năng kiểm tra và xác thực dữ liệu

Xếp hạng quy trình theo ma trận ưu tiên tự động hóa

Sau khi đánh giá từng yếu tố, doanh nghiệp nên xếp hạng quy trình thay vì lựa chọn dựa trên cảm nhận.

Một mô hình đánh giá có thể gồm:

Quy trình có điểm số cao ở nhiều tiêu chí thường là ứng viên tốt để triển khai tự động hóa trước.

Những quy trình không nên tự động hóa ngay

Không phải mọi quy trình đều phù hợp để áp dụng tự động hóa.

Cần thận trọng với các quy trình:

·         Chưa có quy trình vận hành rõ ràng

·         Thay đổi liên tục theo từng trường hợp

·         Phụ thuộc nhiều vào đánh giá con người

·         Có dữ liệu đầu vào không ổn định

·         Có tần suất thấp nhưng chi phí triển khai cao

Trong những trường hợp này, bước đầu tiên nên là cải tiến và chuẩn hóa quy trình trước khi đầu tư công nghệ.

Quy trình lựa chọn cần tự động hóa hiệu quả

Một cách tiếp cận thực tế gồm các bước:

1.    Liệt kê toàn bộ quy trình đang vận hành

2.    Đo lường tần suất, thời gian và chi phí của từng quy trình

3.    Xác định các điểm gây lỗi, chậm trễ hoặc lãng phí

4.    Đánh giá khả năng chuẩn hóa và dữ liệu đầu vào

5.    Chấm điểm mức độ ưu tiên tự động hóa

6.    Chọn quy trình có giá trị cao và khả năng triển khai phù hợp

7.    Đo lường kết quả sau tự động hóa để tiếp tục cải tiến

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng triển khai công nghệ trước khi hiểu rõ vấn đề cần giải quyết.